miércoles, 8 de abril de 2015
LA PANTALLA INICIAL DE EXCEL 2013
http://davidasurmendi.blogspot.com/2014/07/primeros-pasos-por-ventana-excel-2013-barra-titulo-herramientas-acceso-rapido.html
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma
parte del paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular,
analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las
más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar
y comprender los resultados de dichas operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar
datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones.
Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.
Planillas de cálculo
La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas
y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde
A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número,
desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto
de celdas se denomina rango. Hacemos referencia a una celda por su
dirección (coordenada), que se encuentra integrada por la letra de la columna seguida por
el número de fila a la que pertenece; por ejemplo,
la celda B7 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7
y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto, números, fechas o fórmulas y funciones–
que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un cálculo determinado.
Con las planillas de cálculo podemos simplificar las operaciones de cálculo
que habitualmente nos demandan tiempo y esfuerzo.
Libros
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de
cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión
2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo,
de manera preestablecida lo hace con una sola
hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad
de hojas que queramos y, luego, también eliminar
las que no sean necesarias. Además, es posible
vincular una hoja de cálculo a otras para realizar
diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior
de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que
representa a la hoja actual.
Desde la versión 2007, los archivos de Excel
se guardan de manera predeterminada con la
extensión .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el
formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo
en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013,
podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.
De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.
Barra de título y Barra de
herramientas de acceso rápido
La Barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana de la
aplicación, muestra el nombre del libro abierto y contiene los clásicos
botones de Windows que permiten minimizar,
maximizar y cerrar la ventana.
La Barra de herramientas de acceso rápido está
ubicada, de manera predeterminada, en la parte
superior izquierda de la ventana de la aplicación,
y contiene las herramientas que usamos con
mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar,
Deshacer, Rehacer. Es posible personalizar esta
barra de acuerdo con nuestras necesidades,
quitando o agregando diferentes comandos. En
la Guía visual, que presentamos a continuación,
mostraremos algunos de los comandos que pueden ubicarse en esta
barra de manera muy sencilla.
Cinta de opciones
Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas
donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una
planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de
actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos
seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos
una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.
Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y
grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el
orden a las fichas y a los grupos. De forma predeterminada se compone
de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. Empleando los métodos abreviados de teclado podemos acceder
a las fichas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT.
Para conocer qué letras debemos usar, presionamos dicha tecla y
aparecerá sobre cada ficha la letra correspondiente. Por lo tanto, para
acceder al contenido de una ficha debemos hacer clic sobre su nombre
o presionar la combinación de teclas. Además, podemos mostrar u
ocultar el contenido de las fichas a través de la combinación de teclas
CTRL + F1. Sobre el extremo derecho de la barra de título se muestra el
botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, para ocultar la cinta,
mostrar solo las pestañas o pestañas y comandos.
Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones
y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la
izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda
activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar
funciones y, a la derecha, el Cuadro de fórmulas, donde insertamos y
modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
Menú Archivo
A través de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones,
accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde
encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de
archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener información
sobre ellos, entre otras posibilidades.
Esta ficha se distingue de las demás por tener
color verde. Al hacer un clic sobre ella, veremos
que la Vista Backstage ocupa toda la ventana del
programa, la cual se divide en dos paneles. En el
panel izquierdo aparecen listados los diferentes
comandos disponibles, hay un grupo de comandos
básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir,
Cerrar, Opciones y Salir. El comando Cerrar cierra el
archivo. Si hacemos clic sobre Guardar como o Abrir,
aparecerá un cuadro de diálogo que nos ayudará a
abrir o guardar un archivo. En el caso del comando Guardar, únicamente
se abrirá el cuadro de diálogo si no hemos guardado el archivo con
anterioridad. Al hacer clic sobre cada una de estos comandos se
muestran en el panel derecho las opciones correspondientes.
Barra de estado
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de
la aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el
estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando
ninguna acción; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una
celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando el contenido de una
celda. En el sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos en detalle
más adelante. A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que
permiten visualizar la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal,
Diseño de página y Vista previa de salto de página. Para activar o desactivar
la visualización de más información en la barra de estado utilizamos el
menú Personalizar barra de estado con todas las opciones disponibles, que
se abre al presionar el botón derecho del mouse sobre la barra.
La herramienta Zoom
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con
su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran
cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de
ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos
reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando deseamos ver de
modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un
acercamiento aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo.
La primera es utilizar el control deslizante ubicado en la esquina
inferior derecha de la ventana. La segunda es aplicar las herramientas
de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom. La tercera
es mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del
mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir). Es
importante saber que la distancia de visualización no afecta el tamaño
o el formato de los datos en la hoja de cálculo.
Desplazarnos por las hojas de cálculo
Desde el momento en que abrimos un archivo de Excel, ya sea
que conozcamos mucho o poco sobre el programa, necesitaremos
desplazarnos sobre las celdas, acercar o alejar la hoja de cálculo para
tener mejor visibilidad y, también, conocer información sobre algunas
opciones activadas o desactivadas en el programa.
La forma de desplazamiento más común es la
que realizamos con el mouse, que nos permite
usar las barras de desplazamiento vertical y
horizontal, ubicadas en el costado derecho de la
hoja de cálculo y en el sector inferior derecho.
Además, disponemos de otras posibilidades
para movernos por la hoja. Podemos desplazarnos
por las celdas mediante las flechas de dirección
del teclado: arriba, abajo, izquierda o derecha.
Al utilizarlas, veremos cómo se mueve el cursor
de celda en la dirección indicada por las teclas.
Si presionamos la tecla F5 se abrirá un cuadro de diálogo en el cual
podemos especificar la referencia de una celda (por ejemplo, F16) para
que el cursor de celda se posicione en el lugar indicado. Este cuadro
también puede abrirse con la combinación de teclas CTRL + I.
Guardar los cambios
Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante,
cuando hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con
presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel
izquierdo, la opción Guardar. También podemos usar el comando de la
Barra de herramientas de acceso rápido, si se encuentra aquí.
Guardar como
Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el
nombre, debemos presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el
cuadro de diálogo donde podremos seleccionar otra carpeta de destino
e ingresar un nuevo nombre para el archivo.
Abrir archivos
Para abrir un libro debemos ir al menú Archivo/Abrir. Se mostrará la
lista de archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un
solo clic. Si el libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar
la opción Equipo y luego Examinar para acceder a la carpeta deseada.
Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva a la biblioteca
Documentos. Buscamos el archivo en la carpeta correspondiente, lo
seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos utilizar
la combinación de teclas CTRL + A.
Otra posibilidad es abrir un archivo con el que hemos estado
trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista
de los últimos libros utilizados y los lugares donde están almacenados.
Trabajar con archivos
Excel 2013 presenta excelentes posibilidades de manipulación de
archivos que brindan mayor funcionalidad a la hora de abrir y guardar
un documento. Recordemos que los archivos en Excel reciben el
nombre de libros. Un libro se genera de manera automática cada vez
que abrimos el programa y hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco
o cuando creamos un archivo desde el menú Archivo/Nuevo/Libro en
blanco. En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola
hoja de cálculo, la Hoja1. Esta es una opción que viene predefinida en el
programa, pero podemos configurarla según nuestros requerimientos.
Para hacerlo, vamos a Archivo/Opciones/General y en la sección Al crear
nuevos libros/Incluir este número de hojas indicamos la cantidad; luego
presionamos Aceptar. Así, cada vez que generemos un nuevo libro, este
tendrá el número de hojas que hayamos especificado.
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma
parte del paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular,
analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las
más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar
y comprender los resultados de dichas operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar
datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones.
Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.
Planillas de cálculo
La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas
y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde
A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número,
desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto
de celdas se denomina rango. Hacemos referencia a una celda por su
dirección (coordenada), que se encuentra integrada por la letra de la columna seguida por
el número de fila a la que pertenece; por ejemplo,
la celda B7 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7
y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto, números, fechas o fórmulas y funciones–
que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un cálculo determinado.
Con las planillas de cálculo podemos simplificar las operaciones de cálculo
que habitualmente nos demandan tiempo y esfuerzo.
Libros
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de
cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión
2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo,
de manera preestablecida lo hace con una sola
hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad
de hojas que queramos y, luego, también eliminar
las que no sean necesarias. Además, es posible
vincular una hoja de cálculo a otras para realizar
diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior
de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que
representa a la hoja actual.
Desde la versión 2007, los archivos de Excel
se guardan de manera predeterminada con la
extensión .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el
formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo
en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013,
podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.
De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.
Barra de título y Barra de
herramientas de acceso rápido
La Barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana de la
aplicación, muestra el nombre del libro abierto y contiene los clásicos
botones de Windows que permiten minimizar,
maximizar y cerrar la ventana.
La Barra de herramientas de acceso rápido está
ubicada, de manera predeterminada, en la parte
superior izquierda de la ventana de la aplicación,
y contiene las herramientas que usamos con
mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar,
Deshacer, Rehacer. Es posible personalizar esta
barra de acuerdo con nuestras necesidades,
quitando o agregando diferentes comandos. En
la Guía visual, que presentamos a continuación,
mostraremos algunos de los comandos que pueden ubicarse en esta
barra de manera muy sencilla.
Cinta de opciones
Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas
donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una
planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de
actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos
seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos
una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.
Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y
grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el
orden a las fichas y a los grupos. De forma predeterminada se compone
de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. Empleando los métodos abreviados de teclado podemos acceder
a las fichas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT.
Para conocer qué letras debemos usar, presionamos dicha tecla y
aparecerá sobre cada ficha la letra correspondiente. Por lo tanto, para
acceder al contenido de una ficha debemos hacer clic sobre su nombre
o presionar la combinación de teclas. Además, podemos mostrar u
ocultar el contenido de las fichas a través de la combinación de teclas
CTRL + F1. Sobre el extremo derecho de la barra de título se muestra el
botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, para ocultar la cinta,
mostrar solo las pestañas o pestañas y comandos.
Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones
y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la
izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda
activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar
funciones y, a la derecha, el Cuadro de fórmulas, donde insertamos y
modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
Menú Archivo
A través de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones,
accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde
encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de
archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener información
sobre ellos, entre otras posibilidades.
Esta ficha se distingue de las demás por tener
color verde. Al hacer un clic sobre ella, veremos
que la Vista Backstage ocupa toda la ventana del
programa, la cual se divide en dos paneles. En el
panel izquierdo aparecen listados los diferentes
comandos disponibles, hay un grupo de comandos
básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir,
Cerrar, Opciones y Salir. El comando Cerrar cierra el
archivo. Si hacemos clic sobre Guardar como o Abrir,
aparecerá un cuadro de diálogo que nos ayudará a
abrir o guardar un archivo. En el caso del comando Guardar, únicamente
se abrirá el cuadro de diálogo si no hemos guardado el archivo con
anterioridad. Al hacer clic sobre cada una de estos comandos se
muestran en el panel derecho las opciones correspondientes.
Barra de estado
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de
la aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el
estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando
ninguna acción; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una
celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando el contenido de una
celda. En el sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos en detalle
más adelante. A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que
permiten visualizar la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal,
Diseño de página y Vista previa de salto de página. Para activar o desactivar
la visualización de más información en la barra de estado utilizamos el
menú Personalizar barra de estado con todas las opciones disponibles, que
se abre al presionar el botón derecho del mouse sobre la barra.
La herramienta Zoom
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con
su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran
cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de
ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos
reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando deseamos ver de
modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un
acercamiento aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo.
La primera es utilizar el control deslizante ubicado en la esquina
inferior derecha de la ventana. La segunda es aplicar las herramientas
de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom. La tercera
es mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del
mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir). Es
importante saber que la distancia de visualización no afecta el tamaño
o el formato de los datos en la hoja de cálculo.
Desplazarnos por las hojas de cálculo
Desde el momento en que abrimos un archivo de Excel, ya sea
que conozcamos mucho o poco sobre el programa, necesitaremos
desplazarnos sobre las celdas, acercar o alejar la hoja de cálculo para
tener mejor visibilidad y, también, conocer información sobre algunas
opciones activadas o desactivadas en el programa.
La forma de desplazamiento más común es la
que realizamos con el mouse, que nos permite
usar las barras de desplazamiento vertical y
horizontal, ubicadas en el costado derecho de la
hoja de cálculo y en el sector inferior derecho.
Además, disponemos de otras posibilidades
para movernos por la hoja. Podemos desplazarnos
por las celdas mediante las flechas de dirección
del teclado: arriba, abajo, izquierda o derecha.
Al utilizarlas, veremos cómo se mueve el cursor
de celda en la dirección indicada por las teclas.
Si presionamos la tecla F5 se abrirá un cuadro de diálogo en el cual
podemos especificar la referencia de una celda (por ejemplo, F16) para
que el cursor de celda se posicione en el lugar indicado. Este cuadro
también puede abrirse con la combinación de teclas CTRL + I.
Guardar los cambios
Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante,
cuando hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con
presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel
izquierdo, la opción Guardar. También podemos usar el comando de la
Barra de herramientas de acceso rápido, si se encuentra aquí.
Guardar como
Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el
nombre, debemos presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el
cuadro de diálogo donde podremos seleccionar otra carpeta de destino
e ingresar un nuevo nombre para el archivo.
Abrir archivos
Para abrir un libro debemos ir al menú Archivo/Abrir. Se mostrará la
lista de archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un
solo clic. Si el libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar
la opción Equipo y luego Examinar para acceder a la carpeta deseada.
Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva a la biblioteca
Documentos. Buscamos el archivo en la carpeta correspondiente, lo
seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos utilizar
la combinación de teclas CTRL + A.
Otra posibilidad es abrir un archivo con el que hemos estado
trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista
de los últimos libros utilizados y los lugares donde están almacenados.
Trabajar con archivos
Excel 2013 presenta excelentes posibilidades de manipulación de
archivos que brindan mayor funcionalidad a la hora de abrir y guardar
un documento. Recordemos que los archivos en Excel reciben el
nombre de libros. Un libro se genera de manera automática cada vez
que abrimos el programa y hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco
o cuando creamos un archivo desde el menú Archivo/Nuevo/Libro en
blanco. En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola
hoja de cálculo, la Hoja1. Esta es una opción que viene predefinida en el
programa, pero podemos configurarla según nuestros requerimientos.
Para hacerlo, vamos a Archivo/Opciones/General y en la sección Al crear
nuevos libros/Incluir este número de hojas indicamos la cantidad; luego
presionamos Aceptar. Así, cada vez que generemos un nuevo libro, este
tendrá el número de hojas que hayamos especificado.
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